Việc lựa chọn và triển khai thành công hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) là công việc không hề đơn giản. Đó là hai công đoạn của một dự án và trên thực tế nếu việc lựa chọn phần mềm, nhà cung cấp không đáp ứng yêu cầu thì chắc chắn việc triển khai sẽ không thành công.
Có một thống kê thú vị theo khảo sát từ bộ phận marketing của EMSC, hiện nay trên thị trường Việt Nam có khoảng hơn 50 nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự lớn nhỏ. Nhưng khi khảo sát thực tế tại trên hơn 100 khách hàng đã/đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự thì những con số sau là con số thực sự đáng báo động: 33% không nghiệm thu được dự án | 36% nghiệm thu được một vài phần module đơn giản | 25% dự án nghiệm thu xong rồi chức năng xài được chức năng không | 6% dự án tạm hài lòng | 0% dự án có sự happy trọn vẹn.
Như vậy hơn 96% các doanh nghiệp đã phải bỏ cuộc giữa chừng hoặc “cố đấm ăn xôi” kiểu “bỏ thì thương mà vương thì tội” .Nhằm giúp các doanh nghiệp có thể tìm kiếm, lựa chọn được phần mềm quản lý nhân sự HRIS đáp ứng đúng yêu cầu. Đội ngũ của EMSC xin chia sẻ kinh nghiệm sau nhiều năm triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho rất nhiều công ty, tập đoàn lớn gồm vài bước như sau:
1. Tìm hiểu nâng cao kiến thức về phần mềm quản lý nhân sự HRIS
Trước khi xác định yêu cầu, mong muốn về phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) cho doanh nghiệp, bạn phải hiểu về tổng quan và những tính năng của HRIS. Kiến thức này sẽ giúp bạn xây dựng được yêu cầu chi tiết, sát với thực tế doanh nghiệp và khả năng thực hiện của phần mềm. Bạn có thể tìm hiểu trên Internet, vào website của các nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) hoặc gọi điện tới bộ phận tư vấn phần mềm và yêu cầu hỗ trợ.
2. Xác định nhu cầu, yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp
Bạn phải xác định rõ, chi tiết các yêu cầu, nhu cầu thực tế và mong muốn của doanh nghiệp bạn. Yêu cầu đó phải phù hợp với chiến lược trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm được nhà cung cấp mà bạn mong muốn trong hàng chục nhà cung cấp hiện tại. Đồng thời cũng giúp bạn lên được ngân sách dự kiến cho dự án. Hãy trao đổi, phỏng vấn, lấy ý kiến từ lãnh đạo, các bộ phận, phòng ban khác để đảm bảo những yêu cầu, nhu cầu đó tương đối đầy đủ, đồng bộ và thống nhất.
3. Xác lập ngân sách cho dự án
Khi bạn đã xây dựng được nhu cầu, yêu cầu, việc cần làm tiếp theo là bạn xác định mức ngân sách mà doanh nghiệp định đầu tư. Ngân sách bao nhiêu là một việc có chút khó khăn vì nó phụ thuộc vào các lựa chọn sản phẩm của các nhà cung cấp. Tuy nhiên việc xác định ngân sách tương đối sẽ giúp bạn xác định được phân khúc nhà cung cấp phù hợp hoặc có phương án lựa chọn việc mua trọn gói, thuê theo từng năm hay đầu tư theo từng giai đoạn để phù hợp với lộ trình đầu tư của BGĐ.
4. Lựa chọn, mời tối thiểu 05 nhà cung cấp phần mềm nhân sự (HRIS) để mời tham gia dự án (demo, phỏng vấn, …)
Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự thường thông qua các kênh và rất khó để quyết định tin tưởng kênh nào nhất: (1) Thông qua bạn bè, đối tác giới thiệu, (2) Thông qua các trang mạng xã hội, group, diễn đàn, (3) Thông qua các buổi hội thảo, sự kiện quảng bá, … (n) Thông qua các trang tìm kiếm như google,….Thực sự rất nhiều kênh khác nhau. Nhưng nên nhớ, vị trí hiển thị trên các quảng cáo, top google không phải là thước đo chất lượng & năng lực của nhà cung cấp bởi điều đó có thể khỏa lấp bằng tiền chạy quảng cáo.
Thông thường các hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) nhỏ, đơn giản sẽ công khai chính sách giá chi tiết. Trong khi các phần mềm quản lý nhân sự lớn, phức tạp thường chỉ cung cấp khoảng giá và chi tiết thường được cung cấp sau khi demo, khảo sát. Tiến hành sắp xếp lịch, mời từng nhà cung cấp đến phỏng vấn và demo. Hãy cố gắng tạo điều kiện nhiều nhất các nhà cung cấp thể hiện năng lực trong phạm vi cho phép.
5. Đánh giá để shortlist các phần mềm quản lý nhân sự phù hợp
Chúng tôi khuyên bạn nên thành lập một tổ đánh giá, bao gồm cả lãnh đạo, quản lý, nghiệp vụ nhân sự và IT để có thể đầy đủ nhất sự am hiểu & có thể đánh giá được toàn diện về phần mềm. Căn cứ vào những yêu cầu, nhu cầu đã được xây dựng ở bước 2, hãy lựa chọn những nhà cung cấp nào mức độ sẵn sàng trên 80% các tính năng. Đừng lo ngại về việc phải đáp ứng 100% vì trong lĩnh vực nhân sự, lĩnh vực quản trị con người thì không công ty nào giống ty nào nên chắc chắn cần phải có sự điều chỉnh để phần mềm có thể đáp ứng hoàn toàn.
6. Lựa chọn final 2-3 nhà cung cấp đáp ứng cao nhất . Yêu cầu báo giá chi tiết và tìm hiểu năng lực công ty & đội ngũ dự án.
Từ danh sách 2,3 nhà cung cấp hãy tiến hành các bước tiếp theo: Yêu cầu gửi báo giá, tài liệu giới thiệu sản phẩm và nghiên cứu sâu hơn về sản phẩm cùng đội ngũ của nhà cung cấp.
ĐỪNG QUÁ TIN vào những con số như: Công ty A thâm niên 12, 15 hay 20 năm hay Công ty B có đến 100 – 200 nhân viên hay Công ty C doanh thu vài chục tỉ, vài trăm tỉ, danh sách hàng trăm khách hàng & hàng trăm khách hàng đều nhận xét tuyệt vời, rất tuyệt vời, … Bằng kinh nghiệm thực tế (và đã làm những điều tương tự tại các công ty phần mềm nhân sự lớn trước đây), chúng tôi có thể chứng minh rằng những điều đó hầu hết chỉ là những con số tham khảo trên lý thuyết. Công ty trên 10 năm kinh nghiệm nhưng đội ngũ dự án chỉ toàn 1,2 năm kinh nghiệm = vứt. Công ty 100 – 200 nhân viên nhưng toàn nhân viên thực tập hay 1,2 năm kinh nghiệm = vứt. Công ty doanh thu vài chục tỉ, trăm tỉ nhưng bùa chú số liệu sổ sách là việc dễ như trở bàn tay, đặc biệt trong lĩnh vực phần mềm (miễn/giảm thuế TNDN) = vứt, …
HÃY tự đánh giá cụ thể trên từng trường hợp đặc thù của doanh nghiệp mình & xem giải pháp của họ. Nhìn vào cách họ giải quyết vấn đề, kể cả các vấn đề chưa đáp ứng là cách họ sẽ làm dự án cho bạn.
HÃY tự khảo sát thông qua các mối quan hệ trong ngành và đến từ các end-user đã sử dụng, không nhất thiết từ cấp quản lý, lãnh đạo bởi họ không mấy khi dùng phần mềm & thường dùng rất ít chức năng và hãy tự chọn khách hàng trong danh sách của nhà cung cấp chứ không phải do nhà cung cấp chỉ định giúp.
HÃY tiếp xúc & trao đổi về kế hoạch dự kiến với Team triển khai dự kiến của nhà cung cấp. Nên nhớ rằng 40% kết quả của dự án đến từ đội ngũ triển khai, không phải đội ngũ bán hàng. Điều quan tâm nhất là đội ngũ triển khai này sẽ làm gì để chứng minh họ/sản phẩm của họ sẽ triển khai thành công dự án này.
7. Xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai của doanh nghiệp
Tính đến bước này, bạn đã có thể hiểu được đầy đủ về yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp, về tính năng đáp ứng và chi phí phần mềm của các nhà cung cấp (Bao gồm cả phần mềm, phần cứng, dịch vụ triển khai và dịch vụ hỗ trợ). Tùy thuộc vào phạm vi yêu cầu của doanh nghiệp, khả năng của nhà cung cấp, bạn sẽ xác định được các yêu cầu nào phần mềm có sẵn, tinh chỉnh hoặc phải phát triển thêm. Đưa ra được thời gian, giai đoạn triển khai của dự án của từng nhà cung cấp. Bạn cần họp tổ dự án đánh giá và xác định lại yêu cầu, phạm vi triển khai triển khai dự án để phù hợp với ngân sách, thời gian và chiến lược doanh nghiệp.
8. Đàm phán với nhà cung cấp
Sau khi xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai dự án, bạn cần tiếp tục làm việc, đàm phán với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn. Dựa trên các tiêu chí đánh giá trong bảng đánh giá, bạn sẽ đàm phán để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp về yêu cầu, phạm vi dự án, chi phí, lộ trình triển khai và dịch vụ hỗ trợ. Với các doanh nghiệp lớn, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét kỹ chiến lược phát triển phần mềm và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp để đảm bảo việc ứng dụng phần mềm phù hợp với chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
9. Ra quyết định
Ra quyết định lựa chọn luôn là công việc khó với nhiều người. Tuy nhiên nếu bạn thực hiện đầy đủ các bước trên và có bảng đánh giá yêu cầu, thì công việc đó trở nên đơn giản, đạt được sự thống nhất và đồng thuận cao.
10. Tổng kết
Lựa chọn được phần mềm và nhà cung cấp phù hợp sẽ quyết định 50% thành công của dự án. Kết thúc công việc này là bắt đầu của quá trình “Quản lý triển khai dự án”. 50% còn lại đến từ đội ngũ triển khai dự án & sự hỗ trợ của doanh nghiệp trong quá trình triển khai.
Bạn có thể tham khảo giải pháp phần mềm nhân sự HRIS của EMSC tại đây.
