Truyền thông nội bộ thực chất yêu cầu rất nhiều kỹ năng, kiến thức và chưa bao giờ là đơn giản. Vậy phải làm thế nào để xây dựng truyền thông có hiệu quả? EMSC sẽ giúp bạn làm rõ hơn về vấn đề này.
Khái niệm về truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là công tác truyền đạt thông tin giữa thành viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức/doanh nghiệp với nhau. Quy trình này xuất hiện ở khắp các cấp và các đơn vị trong tổ chức/doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của phòng PR hay phòng Nhân sự?
Ai mới là người giữ trách nhiệm truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bạn? Phòng nhân sự hay phòng PR? Đây vẫn là một trong những câu hỏi gây nhiều tranh cãi vì mỗi phòng đều có những công việc và đặc thù riêng có liên quan đến truyền thông nội bộ.
Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào?
Rất may là sự tranh cãi này đã có câu trả lời. Theo như kết quả cuộc khảo sát trên 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại được đăng trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karian & Box tại Anh, 53% người được hỏi trả lời rằng truyền thông nội bộ luôn là một phần của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự.
Điều này cũng đúng thôi, vì xét cho cùng, công tác quản lý nhân sự vẫn lấy nhân viên làm trung tâm. Còn đối với những người làm truyền thông, đặc biệt là với những ai xuất thân trong ngành, đôi khi lại rất lạ lẫm với tiếng nói của nhân sự và hành động trong tổ chức.
Để có thể làm tốt công tác truyền thông nội bộ, cho dù doanh nghiệp có chọn cách nào đi chăng nữa thì cũng nên chọn ra một nhân viên chuyên về lĩnh vực này. Nhân viên này cần phải hiểu rõ các vấn đề nội bộ trong chính doanh nghiệp và phải sở hữu tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, để họ có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu.
Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ
- Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai mảng hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, tài sản, và hình ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên doanh nghiệp chính là những cá nhân nắm giữ và thể hiện những điều đó. Truyền thông nội bộ chỉ là công tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa doanh nghiệp.
- Truyền thông nội bộ và PR in-house là một
PR in-house đơn giản là đội ngũ PR của một doanh nghiệp, doanh nghiệp cụ thể. Cũng giống như là phiên dịch in-house hay marketing in-house vậy. PR in-house chủ yếu dùng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ là một phần của PR in-house.
- Lẫn lộn giữa hoạt động quản lý nhân sự với truyền thông nội bộ
Công tác truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ẩn phẩm lưu hành nội bộ,… Còn công tác quản lý nhân sự lại bao gồm tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, quản lý văn phòng phẩm,…
Nhìn chung, nếu quản lý nhân sự là hoạt động chiêu mộ và quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, thì truyền thông nội bộ sẽ làm công việc truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó.
- Truyền thông nội bộ chẳng làm gì khác ngoài tổ chức sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên
Như đã giải thích ở trên, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc mà thôi. Bởi vậy, đừng đưa ra yêu cầu phải biết ca hát, dẫn chương trình, hay nhảy múa trong mô tả công việc của nhân viên truyền thông nội bộ. Thay vào đó, những kỹ năng như giao tiếp hay tạo lập mối quan hệ sẽ phù hợp hơn rất nhiều.
Xây dựng chiến lược
Bước 1: Xác định công tác truyền thông nội bộ của doanh nghiệp bạn đang ở đâu (nhân viên có được cập nhật thông tin thường xuyên không, hàng tuần có chương trình gì đặc biệt, nội dung ấn phẩm nội bộ có được nhân viên tán thành không,…)
Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ của doanh nghiệp bạn trong tuần tới, tháng tới, năm tới (thêm / thay thế một kênh truyền thông mới, bỏ bớt những chương trình rườm rà, vô ích,…)
Bước 3: Xác định những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó
Bước 4: Tìm hiểu những thông tin cần thiết liên quan để đạt được mục tiêu (bạn cần giao tiếp với ai, bạn đang có kênh truyền thông nào,…)
Các cách tiến hành truyền thông nội bộ hiệu quả
Hoạt động truyền thông nội bộ đang thay đổi như thế nào?
Thế giới ngày càng hiện đại, con người cũng đón nhận thông tin theo những cách khác nhau. Nếu ngày trước, báo chí hay vô tuyến là những kênh truyền tải thông tin chủ yếu thì ngày nay, chúng ta có Internet, điện thoại, Facebook… Truyền thông nội bộ cũng vì vậy mà chuyển dịch theo để phù hợp với đại chúng. Dưới đây là 8 xu hướng thay đổi phổ biến mà các chuyên gia truyền thông nội bộ cần nắm được:
– Thay đổi từ truyền thông sếp – nhân viên thành sếp – nhân viên và nhân viên – nhân viên.
– Không chỉ truyền thông bằng vài kênh mà truyền thông đa kênh, đa phương tiện
– Không chỉ truyền thông tới toàn thể nhân viên mà truyền thông tới cụ thể từng cá nhân
– Không chỉ thông báo tin tức tốt mà thông báo tất cả tin tức
– Không chỉ thông tin về công việc mà còn cả những câu chuyện vui, buồn, cảm động,…
– Thông tin thay vì nhiều chữ thì sẽ có nhiều ảnh
– Thay vì một người thì sẽ có nhiều người xây dựng
– Không chỉ hô hào mà còn đưa ra các câu chuyện người thật – việc thật để khích lệ nhân viên
Các cách cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ
- Xây dựng kênh truyền thông thân thiện với smartphone
Truyền thông nội bộ thời nay không thể nào thiếu smartphone. Với thói quen sử dụng điện thoại ngày một thường xuyên, nhân viên chắc chắn sẽ rất muốn được tiếp cận cổng thông tin của doanh nghiệp thông qua smartphone. Kể cả trong trường hợp bạn xây dựng được một website nội bộ với các bài viết rất tâm huyết và cập nhật thường xuyên, nhưng nếu nó không hỗ trợ trên smartphone thì cũng không hiệu quả. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang bỏ qua vấn đề tuy đơn giản mà lại rất cần thiết này.
Thế nên, hãy đảm bảo rằng kênh truyền thông nội bộ mà bạn cung cấp cho các nhân viên khác có thể truy cập được bằng điện thoại. Từ đó, thông tin có thể đến được với họ dù họ ở bất cứ đâu. Cách này cũng sẽ giúp bạn tương tác với những nhân viên ít khi ngồi một chỗ để làm việc.
- Hãy tận dụng video
Quan sát đời sống hàng ngày, chắc hẳn bạn cũng có thể thấy được video có thể tạo ra sức hút cũng như tương tác lớn đến thế nào. Và nếu nói về các phương tiện dùng để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, khó có phương tiện nào tốt hơn video ở thời điểm hiện tại. Vậy nên, ngoài những thông tin dạng văn bản, hãy thêm thông tin dạng video hoặc sử dụng video làm một kênh truyền thông của doanh nghiệp.
Đó có thể là video về một ngày làm việc của nhân viên, hoặc phỏng vấn CEO của doanh nghiệp bạn về tầm nhìn sắp tới. Đăng tải hay lưu trữ video với công nghệ thời nay là vô cùng dễ dàng. Hãy tận dụng video thật hiệu quả mọi lúc, mọi nơi.
- Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến
Nhân viên không cần lúc nào cũng phải đi công tác và tham gia các cuộc họp để cập nhật thông tin. Các cuộc họp và hội nghị trực tuyến chính là những công cụ mà bạn cần phải khai thác để tiết kiệm chi phí cho truyền thông, trong khi vẫn đảm bảo thông điệp chính xác được truyền đi.
Gọi video qua Skype và các ứng dụng chat video là những cách tuyệt vời để truyền thông xuyên khoảng cách.
- Mạng xã hội nội bộ
Nghe thì có vẻ chẳng có ích gì khi tạo ra mạng xã hội ở nơi làm việc, nhưng những mạng xã hội như là Facebook Workplace, Slack hoặc Base Inside sẽ cho phép nhân viên trong doanh nghiệp trao đổi với nhau nhanh chóng hơn, thay vì ngồi dài cổ đợi email.
Mạng xã hội nội bộ cũng có thể giúp nhân viên lên lịch và ghi nhớ sự kiện cũng như theo dõi các kênh truyền thông ở nơi làm việc. Cách này cũng rất hiệu quả khi bạn có nhân viên làm việc ở các chi nhánh, địa điểm khác nhau. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng kết nối mọi người và mang đến cơ hội hợp tác và cộng tác thuận lợi hơn.
Lấy ví dụ, hệ thống tương tác và truyền thông nội bộ Base Inside có đầy đủ các tính năng cần thiết của một mạng xã hội nội bộ:
– Là kênh giao tiếp và truyền thông hiệu quả: Giao việc & nắm bắt trạng thái và tiến độ hoàn thành toàn bộ công việc; Tương tác, trao đổi công việc với đồng nghiệp mọi lúc, mọi nơi trực tiếp thông qua chat cá nhân, chat nhóm.
– Minh bạch hóa thông tin trong công ty: Ban hành các quyết định, chính sách của công ty rộng rãi đến toàn nhân viên và cho phép nhân viên tương tác, trao đổi ngay bên dưới
– Hỗ trợ tạo các chủ đề thảo luận với chất lượng chuyên môn cao, tăng khả năng tương tác giữa các thành viên
– Hỗ trợ xây dựng hạng mục khen thưởng dành cho nhân viên: Tự động thông báo trong toàn hệ thống về việc khen thưởng và lưu giải thưởng trong hồ sơ cá nhân
– Lưu hồ sơ và gửi thông báo khi đến sinh nhật của một thành viên
- Tổ chức sự kiện nội bộ
Ngoài các phương thức truyền thông truyền thống, truyền miệng cũng chính là một cách để thông báo tin tức. Nhưng nhân viên doanh nghiệp mà còn không biết nhau thì chẳng có cơ hội nào để truyền thông như vậy cả.
Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn có nhiều phòng ban, một sự kiện nội bộ sẽ là cơ hội tốt để nhân viên giao lưu với nhau. Hãy tổ chức một bữa tiệc, một chuyến du lịch, hay đơn giản là rủ tất cả mọi người đi ăn sau khi tan làm. Những hoạt động như vậy sẽ cho nhân viên một điều gì đó để mong đợi, hỗ trợ sự tương tác và truyền thông mạnh mẽ hơn trong nội bộ doanh nghiệp.
Gợi ý một số hình thức truyền thông thực tế
- Bảng tin, Standee
Bảng tin và standee thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy.
- Bản tin Email
Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp.
- Radio
Hàng tuần, bạn có thể tổ chức chương trình radio cho các nhân viên khác. Nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu.
- Tạp chí nội bộ
Khi email chưa phổ biến, tạp chí nội bộ là một trong những phương thức truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất. Nội dung tạp chí thường là bài chia sẻ về vấn đề nổi cộm trong tháng, bài phỏng vấn nhân viên trong doanh nghiệp, tổng hợp sự kiện, truyện cười, truyện ngắn,…
- Chương trình tổng kết hàng tuần
Đúng như tên gọi, chương trình này sẽ tổng kết hoạt động, sự kiện, tin tức, vinh danh cá nhân và phòng ban xuất sắc trong tuần. Mỗi tuần sẽ có một MC đến từ các phòng ban khác nhau, cùng mặc đồng phục để chụp ảnh tập thể,…
- Truyền miệng
Nếu biết cách tận dụng, truyền miệng sẽ là một kênh cực kỳ hiệu quả. Bạn có thể thông báo tin tức với trưởng phòng, trưởng nhóm và họ sẽ truyền thông tới nhân viên trong phòng và trong nhóm.
- Cuộc thi, trò chơi quy mô nội bộ
Hãy tự sáng tạo ra cuộc thi mà nhiều nhân viên trong doanh nghiệp có thể tham gia được như giải xếp rubik nội bộ, giải poker,… Bạn có thể mang một số gameshow đang hot hiện nay vào thành gameshow nội bộ như The Voice, Vietnam’ Got Talent, Ai là triệu phú, Rung chuông vàng,… Các trang thiết bị hiện đại phục vụ đá FIFA hay Liên minh huyền thoại cũng thuộc top các điều mà nhân viên nam ưa thích.
- Cùng tham gia sự kiện cộng đồng
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,… rồi kêu gọi nhân viên cùng tham gia. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.
Các sự kiện, cuộc thi, hình ảnh / video,… này đều có thể được public tới toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp qua hệ thống tương tác và truyền thông nội bộ Base Inside để mọi người có thể nắm được chi tiết trong khoảng thời gian dài
Nguồn: Sưu tầm
