Nếu như bạn từng làm việc trong một công ty hay một dự án coi trọng vấn đề chấm công, bạn sẽ nhận thấy kha khá vấn đề bất tiện. Điều này xảy đến với cả các nhóm làm việc online. Mọi người quên không kiểm soát thời gian làm việc của mình, bảng chấm công trở nên lộn xộn, và theo dõi thời gian làm thêm giờ cũng mất cả ngày của quản lý.
Trong bài viết hướng dẫn này, chúng ta sẽ điểm qua những quy tắc chuẩn nhất để quản lý thời gian. Bạn có thể áp dụng những quy tắc này để theo dõi thời gian chạy dự án, hoặc đơn giản để biết được tiến độ làm việc của mọi người.
Quy tắc số 1: Khiến chấm công cực kì dễ hiểu
Nếu như bạn so sánh cách chấm của các công ty khác nhau, bạn sẽ thấy một số công ty thành công hơn các công ty còn lại? Bí quyết là gì? – Chính là công thức chấm và tính công siêu đơn giản.
Cho dù bạn đang sử dụng các ứng dụng chấm công hay bảng chấm công để theo dõi công việc của mọi người, nó đều cẩn phải thật dễ hiểu. Hãy tìm một ứng dụng chấm công trên điện thoại để thấy việc chấm công thực sự dễ dàng.
Quy tắc số 2: Làm cho nó trở nên nhanh chóng
Bạn sẽ không muốn ở trong tình huống mà chấm công tốn thời gian hơn việc không chấm. Hãy đảm bảo rằng công việc nhập dữ liệu không tốn hơn 10% thời gian của nhân viên mỗi ngày. Để đẩy nhanh quá trình, hãy tạo ra những mẫu chuẩn có sẵn. Nếu như bạn đang sử dụng phần mềm quản lý công việc, hãy tạo ra những đề mục và loại công việc từ trước để giúp tự động điền thông tin.
Quy tắc số 3: Liên kết toàn bộ dữ liệu chấm công của mọi người
Khi mỗi nhân viên gửi một giấy chấm công cho quản lý, có thể mất đến cả ngày để sắp xếp lại toàn bộ thông tin. Các quản lý công ty dành hàng giờ để duyệt và nhập dữ liệu công chỉ vì chúng không được sắp xếp từ trước, lẫn lộn giữa email, giấy tờ và bảng biểu.
Cách dễ nhất để sắp xếp công của nhân viên đó là sử dụng một công cụ chấm công tự động hoá quá trình lưu trữ dữ liệu. Bạn sẽ không bao giờ mất những thông tin quan trọng và hơn thế, thông tin có thể tìm thấy dễ dàng với Control + F.
Quy tắc số 4: Quản lý công
Vì mới bắt đầu chấm công, bạn sẽ cần phải đưa ra các quy định rõ ràng cụ thể để tránh sự nhầm lẫn trong tương lai. Bạn có thể thực hiện một số bước để cải thiện thông tin mà các báo cáo và bảng chấm công mang lại.
Thống nhất với nhân viên về việc thêm thông tin nghỉ phép, làm thêm giờ… trong cùng một phần mềm nhân sự HRIS, từ đó có thể đưa ra kết quả tính công một cách chính xác.
