Trong nhiều thập kỷ, hầu hết các tổ chức trên thế giới vẫn vận hành dựa trên cấu trúc phân cấp truyền thống: cấp lãnh đạo cao nhất ra quyết định, sau đó truyền xuống các cấp trung gian rồi tới nhân viên. Mô hình này tạo sự rõ ràng về trách nhiệm nhưng đôi khi lại chậm chạp trong phản ứng và dễ khiến nhân viên cảm thấy bị bó buộc.
Khoảng những năm 2000, một khái niệm mới xuất hiện và gây chú ý mạnh mẽ: Holacracy. Đây là phương pháp quản trị phi tập trung, đề cao tính tự quản và minh bạch, giúp tổ chức vận hành như một “hệ sinh thái” thay vì một “kim tự tháp” cứng nhắc.
Holacracy (Mô hình quản lý phi tập trung) là gì?
Mô hình quản lý phi tập trung là một hệ thống quản trị trong đó quyền lực ra quyết định không tập trung vào một cá nhân hay một nhóm lãnh đạo cố định, mà được phân bổ vào các nhóm tự quản gọi là “circles”. Mỗi circle vận hành như một “tổ chức nhỏ” bên trong công ty, với các vai trò rõ ràng và trách nhiệm cụ thể.
Khái niệm này được phát triển và phổ biến bởi Brian Robertson, người sáng lập HolacracyOne, nhằm tạo ra một phương thức quản trị giúp tổ chức thích ứng nhanh với thay đổi, đồng thời trao quyền cho từng cá nhân ở mọi cấp.
Điểm đặc biệt của mô hình quản lý phi tập trung là không dựa trên chức danh. Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong nhiều circle, tùy vào kỹ năng và nhu cầu của tổ chức tại từng thời điểm. Điều này khác xa so với mô hình truyền thống, nơi chức danh thường cố định và gắn chặt với một tập hợp nhiệm vụ nhất định.
Nguyên tắc cốt lõi của mô hình quản lý phi tập trung
Để vận hành hiệu quả, mô hình quản lý phi tập trung dựa trên một bộ nguyên tắc rõ ràng:
1. Quyền lực phân quyền
Thay vì mọi quyết định quan trọng đều phải “qua sếp”, quyền ra quyết định nằm ngay tại các circle, nơi vấn đề phát sinh. Nhờ vậy, người gần công việc nhất cũng là người có quyền xử lý, rút ngắn thời gian và giảm thiểu tầng lớp quản lý trung gian.
2. Vai trò linh hoạt
Mỗi thành viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc và vai trò này có thể thay đổi nhanh chóng khi nhu cầu thay đổi. Ví dụ: một nhân viên marketing có thể vừa phụ trách nội dung mạng xã hội vừa tạm thời đảm nhận quản lý dự án khi cần.
3. Họp điều hành và họp chiến lược
Mô hình quản lý phi tập trung có quy trình họp đặc thù, chia thành họp điều hành để xử lý các công việc ngắn hạn và họp chiến lược để điều chỉnh cấu trúc vai trò, quy tắc hoạt động.
4. Quy tắc vận hành minh bạch
Tất cả quy trình, vai trò, quyền hạn đều được ghi nhận công khai, thường trong các công cụ quản lý trực tuyến. Điều này đảm bảo mọi thành viên đều có quyền tiếp cận thông tin và hiểu rõ “luật chơi”.
Lợi ích của mô hình quản lý phi tập trung
Holacracy mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, đặc biệt cho các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường biến động nhanh:
1. Tăng tính chủ động và trách nhiệm
Nhân viên không còn làm việc chỉ để “làm hài lòng cấp trên” mà trực tiếp chịu trách nhiệm với vai trò của mình, từ đó thúc đẩy sự chủ động và sáng tạo.
2. Ra quyết định nhanh hơn
Khi quyền nằm ở cấp thực thi, quá trình ra quyết định được rút ngắn đáng kể. Ví dụ: một nhóm phát triển sản phẩm có thể tự quyết định thử nghiệm tính năng mới mà không cần đợi phê duyệt từ ban giám đốc.
3. Thích ứng với thay đổi
Do vai trò linh hoạt và cấu trúc phi tập trung, tổ chức có thể nhanh chóng điều chỉnh nhân sự và quy trình để đáp ứng nhu cầu mới của thị trường.
4. Văn hóa minh bạch và công bằng hơn
Minh bạch về quyền hạn và trách nhiệm giúp giảm mâu thuẫn nội bộ, đồng thời loại bỏ tình trạng “chính trị văn phòng” thường thấy trong các mô hình phân cấp.
Cách triển khai mô hình quản lý phi tập trung
Triển khai mô hình quản lý phi tập trung không đơn thuần là thay đổi sơ đồ tổ chức, đó là một cuộc chuyển đổi văn hóa. Doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước bài bản:
1. Đánh giá mức độ sẵn sàng
Xem xét văn hóa công ty, mức độ trưởng thành của đội ngũ, và quy trình hiện tại. Holacracy đòi hỏi mọi người phải tự quản và hợp tác hiệu quả, nên nếu tổ chức vẫn phụ thuộc nặng vào chỉ đạo từ trên xuống, cần chuẩn bị kỹ hơn.
2. Huấn luyện và đào tạo
Nhân viên và lãnh đạo cần hiểu rõ triết lý, nguyên tắc và kỹ thuật vận hành Holacracy. Có thể tổ chức workshop hoặc mời chuyên gia đào tạo.
3. Thử nghiệm quy mô nhỏ
Bắt đầu từ một phòng ban hoặc dự án, áp dụng mô hình circle và vai trò linh hoạt để đánh giá hiệu quả trước khi nhân rộng.
4. Điều chỉnh quy trình
Trong quá trình thử nghiệm, cần thường xuyên tổ chức họp chiến lược để cập nhật vai trò, tối ưu quy tắc họp và sử dụng công cụ quản lý phù hợp
5. Mở rộng dần toàn công ty
Khi đã ổn định và đội ngũ quen với cách làm mới, mô hình có thể áp dụng trên diện rộng, kết hợp với các phương pháp quản trị khác nếu cần.
Xu hướng tương lai của mô hình quản lý phi tập trung
Mô hình quản lý phi tập trung hiện vẫn là một mô hình mới mẻ, nhưng nhiều dấu hiệu cho thấy nó sẽ ngày càng phổ biến trong thời gian tới:
- Phù hợp với startup và doanh nghiệp công nghệ: Những môi trường cần đổi mới nhanh và không bị bó buộc bởi cấu trúc cứng nhắc.
- Kết hợp với Agile và Scrum: Cùng hướng đến sự linh hoạt và tự quản, Holacracy và Agile có thể bổ trợ cho nhau.
- Ứng dụng công nghệ mạnh mẽ: Phần mềm quản lý vai trò, luồng công việc và giao tiếp trực tuyến giúp mô hình này khả thi hơn, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa.
- Đáp ứng xu hướng làm việc phi tập trung: Khi các đội nhóm phân tán khắp nơi, mô hình tự quản trở nên cần thiết để duy trì hiệu quả.
Kết luận
Với các tổ chức sẵn sàng trao quyền và tin tưởng vào đội ngũ, mô hình quản lý phi tập trung có thể trở thành chìa khóa giúp tăng tốc độ, sáng tạo và khả năng thích ứng, những yếu tố sống còn trong kỷ nguyên biến động.
