Khi dự án chậm tiến độ, vấn đề không phải lúc nào cũng là thiếu người
Một dự án triển khai phần mềm dự kiến hoàn thành trong 6 tháng nhưng chỉ sau 2 tháng đã phải tuyển bổ sung nhân sự vì đội ngũ quá tải. Trong khi đó, một dự án khác lại bố trí nguồn lực dư thừa khiến chi phí nhân công tăng cao nhưng hiệu quả không cải thiện.
Hai tình huống trái ngược này đều bắt nguồn từ một nguyên nhân: doanh nghiệp chưa xây dựng định biên nhân sự dự án một cách khoa học.
Thực tế, bài toán của doanh nghiệp không nằm ở việc tuyển nhiều hay ít người, mà là sử dụng đúng người, đúng thời điểm và đúng năng lực. Khi làm được điều đó, dự án sẽ hạn chế được tình trạng chậm tiến độ, đồng thời tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất của cả đội ngũ.
Điểm cần lưu ý
- Định biên không phải là cắt giảm nhân sự.
- Mục tiêu của định biên là sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất.
- Một kế hoạch định biên tốt giúp hạn chế cả tình trạng thiếu lẫn dư nhân sự.
Định biên nhân sự dự án là gì?
Định biên nhân sự dự án là quá trình xác định số lượng nhân sự, cơ cấu vị trí và năng lực cần thiết để hoàn thành một dự án trong phạm vi thời gian, ngân sách và mục tiêu đã đặt ra.
Khác với định biên theo phòng ban – vốn phục vụ hoạt động vận hành thường xuyên – định biên theo dự án luôn thay đổi theo từng giai đoạn. Ở mỗi thời điểm, nhu cầu về nguồn lực sẽ khác nhau tùy thuộc vào khối lượng công việc, tiến độ và mục tiêu của dự án.
Ví dụ, trong một dự án triển khai HRIS, giai đoạn khảo sát nghiệp vụ cần nhiều Business Analyst và Consultant để làm việc với các phòng ban. Khi chuyển sang giai đoạn kiểm thử, vai trò của Tester và đội ngũ kỹ thuật sẽ trở nên quan trọng hơn. Đến giai đoạn đào tạo và vận hành, doanh nghiệp lại cần tăng cường nhân sự hỗ trợ người dùng.
Điều đó cho thấy, định biên không phải là một con số cố định mà là một kế hoạch nguồn lực được điều chỉnh linh hoạt theo từng giai đoạn của dự án.
| Định biên theo phòng ban | Định biên theo dự án |
|---|---|
| Phục vụ hoạt động thường xuyên | Phục vụ mục tiêu của từng dự án |
| Nhân sự tương đối ổn định | Thay đổi theo từng giai đoạn |
| Quản lý theo cơ cấu tổ chức | Quản lý theo khối lượng công việc và tiến độ |
Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn thiếu hoặc dư nhân sự dù đã lập định biên?
Không ít doanh nghiệp đã xây dựng kế hoạch nhân sự ngay từ khi khởi động dự án nhưng vẫn gặp tình trạng thiếu người ở giai đoạn cao điểm hoặc dư nguồn lực khi khối lượng công việc giảm xuống. Điều này cho thấy vấn đề không nằm ở việc có lập định biên hay không, mà nằm ở cách xây dựng và quản lý kế hoạch định biên.
Định biên dựa trên kinh nghiệm thay vì dữ liệu
Ở nhiều doanh nghiệp, số lượng nhân sự của một dự án vẫn được xác định dựa trên kinh nghiệm của người quản lý hoặc tham khảo các dự án trước đó. Cách làm này có thể phù hợp khi quy mô còn nhỏ, nhưng sẽ thiếu chính xác nếu phạm vi công việc hoặc yêu cầu của khách hàng thay đổi.
Lấy ví dụ, hai dự án cùng triển khai phần mềm HRIS nhưng một doanh nghiệp có 300 nhân viên và doanh nghiệp còn lại có 3.000 nhân viên sẽ có khối lượng khảo sát, cấu hình và đào tạo hoàn toàn khác nhau. Nếu áp dụng cùng một mô hình nhân sự, khả năng quá tải hoặc chậm tiến độ là rất lớn.
Chỉ quan tâm đến số lượng mà bỏ qua năng lực
Đây là sai lầm khá phổ biến. Hai nhân viên cùng đảm nhận vị trí Chuyên viên triển khai nhưng hiệu suất có thể khác nhau đáng kể do kinh nghiệm, kỹ năng và mức độ am hiểu nghiệp vụ.
Nếu chỉ nhìn vào số lượng người mà không đánh giá năng lực thực tế, doanh nghiệp rất dễ đưa ra quyết định tuyển dụng hoặc phân bổ nguồn lực thiếu chính xác.
Kế hoạch không được cập nhật theo thực tế
Hiếm có dự án nào diễn ra đúng hoàn toàn như kế hoạch ban đầu. Yêu cầu của khách hàng có thể thay đổi, khối lượng công việc có thể tăng lên hoặc tiến độ bị rút ngắn. Nếu kế hoạch định biên không được điều chỉnh kịp thời, doanh nghiệp sẽ buộc phải tuyển dụng gấp, điều chuyển nhân sự hoặc tăng ca để đảm bảo tiến độ.
Điểm cần lưu ý
Một bản định biên hiệu quả không chỉ trả lời câu hỏi “Cần bao nhiêu người?” mà còn phải xác định:
- Cần người có năng lực gì?
- Huy động vào thời điểm nào?
- Điều chuyển nội bộ hay tuyển mới?
- Ngân sách nhân sự của dự án là bao nhiêu?
Xây dựng định biên nhân sự dự án như thế nào để đạt hiệu quả?
Một bản định biên tốt không phải là bản kế hoạch có nhiều con số, mà là công cụ giúp nhà quản lý đưa ra quyết định đúng về nguồn lực trong suốt vòng đời của dự án. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần bắt đầu từ khối lượng công việc thay vì số lượng nhân sự.
Bắt đầu từ công việc, không phải từ con người
Trước khi tính toán cần bao nhiêu nhân sự, doanh nghiệp nên phân rã toàn bộ dự án thành các hạng mục và đầu việc cụ thể. Mỗi đầu việc cần xác định rõ người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện và kết quả đầu ra.
Ví dụ, một dự án triển khai HRIS thường bao gồm các giai đoạn: khảo sát nghiệp vụ, cấu hình hệ thống, chuyển đổi dữ liệu, kiểm thử, đào tạo và hỗ trợ sau Go-live. Khi từng giai đoạn được lượng hóa thành khối lượng công việc, việc xác định nhu cầu nhân sự sẽ có cơ sở hơn thay vì chỉ ước lượng theo cảm tính.
Đừng bỏ qua nguồn lực hiện có
Không phải dự án nào cũng cần tuyển mới. Trước khi mở yêu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp nên rà soát đội ngũ hiện tại để biết ai đang có đủ năng lực, ai có thể tham gia thêm dự án và ai đang được sử dụng chưa hết công suất.
Nhiều doanh nghiệp đã tối ưu đáng kể chi phí nhân sự chỉ bằng cách điều phối lại nguồn lực giữa các dự án, thay vì liên tục tuyển mới khi phát sinh nhu cầu.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp xây dựng triển khai đồng thời ba công trình tại ba tỉnh khác nhau. Ban đầu, cả ba ban chỉ huy đều đề xuất tuyển thêm kỹ sư giám sát. Sau khi rà soát tiến độ, doanh nghiệp nhận thấy thời điểm cao điểm của các công trình không trùng nhau. Việc điều chuyển kỹ sư giữa các dự án theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu tuyển mới nhưng vẫn đảm bảo tiến độ thi công.
(Còn tiếp phần 2)
