Trong quản trị nhân sự, có một chuyện rất thường gặp là doanh nghiệp tuyển người dựa nhiều vào cảm nhận, còn việc đánh giá hay đào tạo lại thiếu một chuẩn chung để bám vào. Lúc mới nhìn thì chưa thấy rõ vấn đề, nhưng càng làm lâu càng dễ phát sinh chuyện tuyển chưa đúng người, giao việc chưa đúng năng lực hoặc đào tạo không trúng nhu cầu thực tế.
Đó là lý do nhiều doanh nghiệp bắt đầu quan tâm hơn đến khung năng lực. Đây không phải là một bộ tài liệu mang tính hình thức, mà là công cụ giúp doanh nghiệp xác định rõ một vị trí cần gì, một nhân sự đang ở mức nào và cần phát triển thêm điều gì để làm tốt công việc hơn.
1. Khung năng lực là gì?
Nói đơn giản, khung năng lực là bộ tiêu chuẩn mô tả những năng lực cần có ở một vị trí công việc. Bộ tiêu chuẩn này không chỉ dừng ở kiến thức chuyên môn, mà còn bao gồm kỹ năng làm việc và cách một người thể hiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Khi nhìn vào một vị trí, doanh nghiệp thường mới thấy phần “đầu việc”. Nhưng để làm tốt đầu việc đó, người đảm nhiệm còn cần nhiều yếu tố khác. Ví dụ, một chuyên viên tuyển dụng không chỉ cần biết đăng tin hay lọc CV, mà còn cần giao tiếp tốt với ứng viên, phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban và theo sát tiến độ tuyển dụng.
Có thể hiểu khung năng lực là công cụ giúp doanh nghiệp trả lời rõ ba câu hỏi:
- Vị trí này cần biết gì
- Vị trí này cần làm được gì
- Vị trí này cần thể hiện như thế nào trong công việc
Nhờ có bộ tiêu chuẩn này, doanh nghiệp sẽ không còn nhìn một vị trí chỉ qua mô tả công việc, mà có thể đánh giá sâu hơn về năng lực thực sự cần có để hoàn thành tốt vai trò đó.
2. Vì sao doanh nghiệp nên xây khung năng lực?
Nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành được dù chưa có khung năng lực, nhưng càng phát triển thì nhu cầu chuẩn hóa càng rõ. Khi công ty có ít người, nhà quản lý còn có thể theo sát từng cá nhân. Nhưng khi đội ngũ lớn hơn, nếu không có một chuẩn chung, việc tuyển dụng, đánh giá hay đề bạt rất dễ mỗi nơi hiểu một kiểu.
Điểm quan trọng nhất của khung năng lực là giúp giảm cảm tính trong quản trị nhân sự. Thay vì đánh giá bằng ấn tượng như “bạn này khá ổn” hay “có vẻ có tiềm năng”, doanh nghiệp sẽ có tiêu chí cụ thể để nhìn nhận nhân sự rõ hơn.
Cụ thể, công cụ này mang lại lợi ích ở nhiều khâu:
- Tuyển dụng rõ tiêu chí hơn: HR và quản lý dễ thống nhất vị trí đó thực sự cần gì
- Đánh giá nhân viên minh bạch hơn: tránh nhận xét chung chung, khó đo lường
- Đào tạo đúng chỗ thiếu: biết rõ nhân sự đang yếu ở đâu để bồi dưỡng đúng trọng tâm
- Dễ quy hoạch đội ngũ kế cận: xác định ai đã sẵn sàng, ai cần thêm thời gian phát triển
3. Một khung năng lực thực tế thường gồm những gì?
Khi nghe đến khung năng lực, nhiều người dễ hình dung đây là một hệ thống rất phức tạp. Thông thường, một khung năng lực sẽ gồm 3 nhóm chính.
Năng lực cốt lõi
Đây là những năng lực nền tảng mà gần như vị trí nào cũng cần. Dù làm ở bộ phận nào, một nhân sự vẫn cần có những yếu tố cơ bản để làm việc hiệu quả trong môi trường tổ chức.
Ví dụ:
- giao tiếp
- tinh thần trách nhiệm
- chủ động
- phối hợp
- khả năng thích nghi
Năng lực chuyên môn
Đây là phần quan trọng nhất vì gắn trực tiếp với công việc của từng vị trí. Mỗi chức danh sẽ có một nhóm năng lực chuyên môn khác nhau, tùy theo đặc thù công việc.
Ví dụ:
- chuyên viên tuyển dụng: tìm nguồn ứng viên, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ
- HR C&B: tính lương, bảo hiểm, phúc lợi
- HR tổng hợp: quản lý hồ sơ, theo dõi biến động nhân sự, hỗ trợ vận hành
Năng lực quản lý
Nhóm này áp dụng cho các vị trí có trách nhiệm dẫn dắt đội ngũ. Không phải vị trí nào cũng cần, nhưng với trưởng nhóm, trưởng phòng hoặc cấp quản lý thì đây là phần rất quan trọng.
Ví dụ:
- lập kế hoạch
- giao việc
- giám sát tiến độ
- huấn luyện nhân viên
- ra quyết định
Ba nhóm này giúp doanh nghiệp nhìn một vị trí đầy đủ hơn, không chỉ qua công việc phải làm mà còn qua cách nhân sự cần thể hiện năng lực trong thực tế.
4. Cách xây khung năng lực theo hướng thực chiến
Một sai lầm khá phổ biến là doanh nghiệp muốn xây khung năng lực cho toàn bộ công ty ngay từ đầu. Cách làm này nghe có vẻ bài bản, nhưng thường khiến tài liệu ngày càng dày, mất nhiều thời gian mà lại khó đưa vào sử dụng thực tế.
Cách làm hiệu quả hơn là bắt đầu từ những vị trí quan trọng trước. Đó thường là những vị trí đang tuyển nhiều, có ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành hoặc đang là điểm nghẽn trong khâu đánh giá và đào tạo.
Quy trình làm có thể đi theo các bước sau:
- Chọn vị trí cần làm trước
Nên ưu tiên các vị trí như chuyên viên tuyển dụng, HR tổng hợp, nhân viên kinh doanh, trưởng nhóm hoặc những vị trí có tỷ lệ biến động cao. - Liệt kê đầu việc chính của vị trí
Cần xác định rõ người này làm gì mỗi ngày, chịu trách nhiệm đến đâu, kết quả công việc được đo bằng gì. - Rút ra các năng lực bắt buộc
Từ đầu việc thực tế, doanh nghiệp sẽ nhìn ra năng lực cần có. Ví dụ, nếu vị trí phải làm việc nhiều với con người thì chắc chắn cần giao tiếp và phối hợp. Nếu vị trí xử lý số liệu nhiều thì cần sự cẩn thận và khả năng phân tích. - Chia năng lực theo mức độ
Không nên chỉ ghi có hay không. Nên chia theo mức như cơ bản, khá, thành thạo để dễ đánh giá và phát triển nhân sự.
Một điểm rất quan trọng là khi mô tả năng lực, nên viết theo hướng dễ quan sát. Thay vì ghi “giao tiếp tốt”, hãy mô tả cụ thể hơn như “truyền đạt rõ ràng thông tin cho ứng viên”, “phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan” hoặc “phản hồi đúng trọng tâm trong quá trình làm việc”.
5. Làm sao để khung năng lực phát huy hiệu quả?
Giá trị thật của khung năng lực không nằm ở việc doanh nghiệp có xây được tài liệu hay không, mà nằm ở việc bộ khung đó có được dùng thường xuyên trong các hoạt động nhân sự hay không.
Trước hết, công cụ này nên được dùng trong tuyển dụng. Khi có khung năng lực, HR sẽ viết mô tả công việc rõ hơn, quản lý sẽ thống nhất tiêu chí tuyển người dễ hơn và các câu hỏi phỏng vấn cũng đi đúng trọng tâm hơn.
Tiếp theo, khung năng lực nên được đưa vào đánh giá nhân viên. Khi đó, thay vì những nhận xét chung chung, người quản lý có thể phản hồi cụ thể hơn: nhân sự đang mạnh ở đâu, còn thiếu gì và cần cải thiện theo hướng nào.
Ngoài ra, bộ khung này cũng rất hữu ích khi lên kế hoạch đào tạo. Doanh nghiệp sẽ biết nên đào tạo gì, cho ai và ở mức độ nào. Việc đào tạo vì thế sẽ sát nhu cầu hơn, thay vì tổ chức dàn trải mà khó tạo chuyển biến rõ ràng.
Một số ứng dụng thực tế dễ triển khai nhất gồm:
- Dùng để viết JD rõ hơn
- Dùng để thiết kế câu hỏi phỏng vấn
- Dùng để review nhân viên định kỳ
- Dùng để xác định nhu cầu đào tạo
- Dùng để xem xét đề bạt hoặc quy hoạch đội ngũ kế cận
Khi được áp dụng đều đặn vào những khâu này, khung năng lực sẽ không còn là tài liệu nội bộ để tham khảo, mà trở thành công cụ vận hành thực sự của doanh nghiệp.
Kết luận
Khung năng lực không phải là một khái niệm quá xa vời hay chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn. Nếu làm đúng cách, đây là một công cụ rất thực tế, giúp doanh nghiệp tuyển đúng người hơn, đánh giá rõ ràng hơn và phát triển đội ngũ bài bản hơn.
Điều quan trọng là không nên bắt đầu quá lớn. Doanh nghiệp chỉ cần chọn một vài vị trí quan trọng, xây tiêu chí ngắn gọn, rõ ràng và bám sát công việc thực tế. Khi được sử dụng đều đặn trong tuyển dụng, đánh giá và đào tạo, khung năng lực sẽ tạo ra hiệu quả rõ rệt hơn nhiều so với một bộ tài liệu chỉ để lưu trữ.
