Ngay sau kỳ nghỉ Tết, khi không khí năm mới vẫn còn hiện diện đâu đó trong nhịp làm việc đầu xuân, đội ngũ dự án của chúng tôi đã có mặt tại Neotek để chính thức tham dự buổi kick-off triển khai hệ thống HRIS. Nhưng với tất cả những người có mặt hôm ấy, đây chưa bao giờ chỉ là một buổi họp khởi động đơn thuần. Đó là cột mốc mở màn cho một dự án đã được chờ đợi suốt 4 – 5 tháng, sau rất nhiều vòng làm việc, xử lý hồ sơ, rà soát điều khoản và đi qua một hành trình chuẩn bị không hề dễ dàng.
Điều khiến buổi kick-off này trở nên đặc biệt không nằm ở nghi thức bắt đầu, mà nằm ở tinh thần rất rõ ràng từ phía khách hàng: dự án này phải đi đến kết quả thật sự. Không làm cho có. Không triển khai nửa vời. Và càng không được phép chệch khỏi mục tiêu thời gian đã đặt ra.
Ngay từ những trao đổi đầu tiên, phía Neotek đã thể hiện sự nghiêm túc và tiêu chuẩn rất cao trong cách tiếp cận dự án. Ban lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm triển khai phần mềm, đặc biệt là sự dẫn dắt trực tiếp của ông Wang Chun – Giám đốc dự án, buổi họp diễn ra với nhịp độ thẳng thắn, chi tiết và đầy áp lực tích cực. Mỗi nội dung được đưa ra không chỉ là yêu cầu, mà còn là một lời nhắc nhở rằng hệ thống này phải đủ chuẩn để phục vụ vận hành thực tế, chứ không chỉ đẹp trên giấy tờ hay đúng về mặt kỹ thuật.
Điểm nhấn lớn nhất của buổi họp được xác lập rất rõ: ngày 15/04 là cột mốc bắt buộc để hệ thống phải chạy được. Chính yêu cầu này đã tạo nên “sức nặng” thật sự cho buổi kick-off. Nó khiến tất cả các thành viên tham gia đều hiểu rằng kể từ sau cuộc họp này, dự án không còn nằm ở giai đoạn trao đổi hay định hình nữa, mà bước vào một chặng đường chạy đua thực sự với thời gian.
Neotek hiện có quy mô khoảng 200 nhân sự, nhưng theo chia sẻ từ phía khách hàng, đây chỉ là con số của hiện tại. Trong tương lai, khi doanh nghiệp tiếp tục mở rộng nhà máy và phát triển sản xuất, hệ thống phải sẵn sàng đáp ứng quy mô lớn hơn mà không bị giới hạn. Nói cách khác, HRIS lần này không chỉ được xây cho nhu cầu hôm nay, mà còn phải là nền móng cho ngày mai.
Trong rất nhiều nội dung được trao đổi, bài toán chấm công nổi lên như trọng tâm then chốt. Bởi với một doanh nghiệp có yếu tố sản xuất, chấm công không đơn thuần chỉ là ghi nhận giờ vào – giờ ra, mà còn phải gắn với ca làm việc, tính thực tế tại nhà máy và khả năng kiểm soát vận hành nội bộ. Phía Neotek kỳ vọng hệ thống lần này sẽ mang lại sự chủ động nhiều hơn: đội ngũ của họ có thể tự xử lý, tự kiểm soát và tự điều chỉnh khi cần, thay vì phụ thuộc vào đối tác mỗi lần phát sinh thay đổi.
Đó cũng là lý do khách hàng đặc biệt nhấn mạnh rằng khi đưa hệ thống vào sử dụng, cần có cơ chế để phía Neotek có thể chủ động cập nhật. Khi có điều chỉnh trong quá trình vận hành, họ muốn đội ngũ nội bộ có thể tự cấu hình và chỉnh sửa được. Đây là một kỳ vọng rất rõ ràng về tính linh hoạt, chuyển giao và khả năng làm chủ hệ thống sau triển khai.
Nếu chấm công là trọng tâm về nghiệp vụ, thì bảo mật lại là giới hạn không thể thỏa hiệp. Các nội dung liên quan đến lương, dữ liệu nhân sự, phân quyền truy cập được phía khách hàng nhấn mạnh với mức độ yêu cầu rất cao. Hệ thống HRIS phải được thiết kế với nhiều lớp bảo mật, đảm bảo chỉ đúng người, đúng vai trò mới được truy cập đúng phần dữ liệu của mình. Đặc biệt, dữ liệu lương phải vừa bảo mật tuyệt đối, vừa chính xác tuyệt đối. Với Neotek, đây không chỉ là một tiêu chí kỹ thuật, mà là thước đo niềm tin dành cho toàn bộ hệ thống.
Buổi họp cũng cho thấy một định hướng rất thực tế từ phía khách hàng: giai đoạn đầu chưa cần ôm toàn bộ bài toán nhân sự quá lớn, nhưng những phần cốt lõi thì bắt buộc phải làm thật chắc. Đó là:
- Thông tin người lao động phải đầy đủ,
- Chấm công phải chính xác,
- Lương phải an toàn và đúng,
- Phân quyền phải chặt chẽ.
Khi nền tảng đủ tin cậy, Neotek sẵn sàng mở rộng thêm các chức năng khác trong tương lai. Chính vì thế, dự án lần này không chỉ là bước triển khai đầu tiên, mà còn là phép thử cho năng lực đồng hành lâu dài giữa hai bên.
Khép lại buổi kick-off, điều đọng lại nhiều nhất không phải là danh sách yêu cầu dài hay áp lực deadline phía trước, mà là tinh thần rất rõ ràng được thống nhất giữa tất cả những người tham gia: muốn xây thì phải xây cho chuẩn. Muốn chạy kịp deadline thì phải đi nhanh hơn trong khảo sát nghiệp vụ, làm chắc hơn trong tài liệu và quyết liệt hơn trong phối hợp triển khai. Cả đội ngũ được kỳ vọng sẽ dành thêm thời gian, thêm nỗ lực, thêm sự tập trung để cùng nhau xây dựng một hệ thống HRIS không chỉ đáp ứng tiến độ, mà còn đủ nền tảng để phát triển bền vững về sau.
Chúc mừng Neotek và HRIS vì sự hợp tác thành công!
