Đầu năm luôn là thời điểm quan trọng để bộ phận Hành chính – Nhân sự (HCNS) thực hiện nhiều công việc mang tính xây dựng; đảm bảo hoạt động suôn sẻ của doanh nghiệp trong cả năm. Dưới đây là những công việc mà hành chính nhân sự không thể bỏ qua trong giai đoạn này:
1. Rà soát và cập nhật chính sách, quy chế nội bộ
- Kiểm tra và cập nhật các chính sách nội bộ: Xem xét toàn bộ các chính sách, từ nội quy lao động, quy định an toàn vệ sinh lao động, đến chính sách phúc lợi và thưởng phạt. Cần đối chiếu các quy định này với các thay đổi trong luật pháp hiện hành để tránh rủi ro pháp lý.
- Tối ưu quy trình nội bộ: Đánh giá hiệu quả của các quy trình hiện tại, như quy trình xin nghỉ phép, quản lý thời gian làm việc, hoặc xử lý khiếu nại. Đề xuất cải tiến để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả.
- Công bố các cập nhật: Sau khi hoàn thiện, cần truyền đạt rõ ràng đến nhân viên qua các kênh giao tiếp nội bộ như email, bảng tin hoặc cuộc họp.
2. Lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo
- Dự đoán nhu cầu nhân sự: Phân tích dữ liệu từ các phòng ban, như tỷ lệ nghỉ việc, dự án mới, và chiến lược mở rộng kinh doanh, để xác định chính xác số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết.
- Xây dựng chương trình tuyển dụng: Lập kế hoạch chi tiết cho từng đợt tuyển dụng, bao gồm kênh tuyển dụng, cách thức phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
- Tổ chức đào tạo: Xác định những kỹ năng cần cải thiện ở từng nhóm nhân viên và thiết kế chương trình đào tạo phù hợp. Có thể sử dụng cả hình thức trực tiếp và trực tuyến để tối ưu hiệu quả.
3. Chuẩn bị và thực hiện công tác tiền lương, phúc lợi
- Tính lương và quyết toán thuế TNCN: Tổng hợp tất cả các khoản thu nhập, bao gồm lương cơ bản, thưởng và các khoản phụ cấp, để đảm bảo tính chính xác trong quyết toán thuế. Cần thông báo sớm cho nhân viên về các giấy tờ cần cung cấp.
- Cập nhật chính sách phúc lợi: Khảo sát ý kiến nhân viên để cải thiện các gói phúc lợi như bảo hiểm y tế, chương trình chăm sóc sức khỏe hoặc hỗ trợ chi phí đi lại. Điều này giúp tăng sự hài lòng và giữ chân nhân tài.
4. Tổ chức sự kiện khai xuân/ tiệc YEP/ Tháng 13, thưởng, quà Tết
- Tổ chức tiệc YEP để tổng kết 1 năm làm việc của nhân viên, tổ chức các trò chơi, phần thưởng vinh danh cá nhân có đóng góp xuất sắc và động viên, khích lệ nhân viên. Tiệc YEP là một buổi lễ giúp gắn kết mọi người và mang lại nhiều niềm vui ý nghĩa.
- Hoạt động gây hứng khởi: Tạo các chương trình chào xuân độc đáo, chẳng hạn như bốc thăm trúng thưởng, phát lì xì hoặc chia sẻ mục tiêu năm mới. Những hoạt động này không chỉ mang lại niềm vui mà còn tăng cường tinh thần đồng đội.
- Chuẩn bị chính sách, phương án thưởng Tết: Bộ phận hành chính – NS sẽ là nơi đề xuất các phương án lương, thưởng, quà Tết cho BOD dựa theo tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo quyền lợi của người lao động và cân bằng lợi ích của doanh nghiệp.
5. Kiểm tra hồ sơ lao động và hợp đồng nhân sự
- Gia hạn hoặc ký mới hợp đồng lao động: Phân loại danh sách nhân viên theo thời hạn hợp đồng và chủ động liên hệ để gia hạn hoặc ký mới, tránh tình trạng hợp đồng hết hạn mà không được xử lý kịp thời.
- Kiểm tra hồ sơ nhân sự: Đảm bảo hồ sơ cá nhân, các bản sao giấy tờ như chứng minh nhân dân, bằng cấp, và quyết định bổ nhiệm đều đầy đủ và chính xác. Sắp xếp lại kho lưu trữ để thuận tiện trong việc tra cứu.
6. Lập báo cáo tổng kết và kế hoạch năm
- Báo cáo hoạt động năm trước: Thu thập dữ liệu về các chỉ số hiệu quả làm việc (KPIs), tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự, và đưa ra đánh giá chi tiết về thành tựu cũng như thách thức trong năm qua.
- Xây dựng kế hoạch năm: Lập bảng mục tiêu cụ thể cho từng tháng/quý, bao gồm kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, sự kiện nội bộ, và ngân sách dự kiến. Đảm bảo kế hoạch phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
Checklist công việc đầu năm của hành chính nhân sự
- Cập nhật chính sách, quy chế, nội quy
- Lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo
- Rà soát lại công tác tiền lương, phúc lợi
- Tổ chức tiệc YEP/Khai xuân/lương, thưởng
- Kiểm tra hồ sơ lao động/ HĐNS
- Lập báo cáo tổng kết và kế hoạch năm sau
- Lập chi phí hoạt động của phòng HCNS
- Chuẩn bị kế hoạch phát triển VHDN, truyền thông nội bộ
Kết luận
Đầu năm là thời điểm “vàng” để HCNS thực hiện các công việc quan trọng; tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị chu đáo không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn góp phần thúc đẩy hiệu quả làm việc và gắn kết nhân viên trong suốt cả năm.
Bài viết liên quan
4 Tháng Ba, 2025
