Trong môi trường kinh doanh ngày nay; quản lý nhân sự không chỉ là vấn đề của các nhà quản lý mà còn là một trải nghiệm quan trọng đối với toàn bộ doanh nghiệp. Để đối phó với những thách thức phức tạp; phần mềm nhân sự hiện đại đã xuất hiện như một công cụ hỗ trợ đắc lực. Tuy nhiên, liệu phần mềm bạn đang sử dụng có giải quyết được 6 vấn đề lớn trong quản lý nhân sự dưới đây không?
1. Tính tự động hóa
Các phần mềm nhân sự được phát triển để tự động hóa nhiều quy trình; bao gồm quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng và quản lý thời gian làm việc. Nhiều phần mềm nhân sự cung cấp giải pháp hoàn chỉnh cho các doanh nghiệp từ giai đoạn ứng viên nộp hồ sơ đến lúc họ rời công ty. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải tất cả các phần mềm đều có khả năng tự động hóa mọi quy trình; đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn với nhiều yếu tố phức tạp.
Một phần mềm nhân sự phù hợp với doanh nghiệp là một phần mềm có khả năng đạt được mức độ tự động hóa lên đến khoảng 80% trong quá trình sử dụng. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ; tính tự động hóa thường giải quyết công việc nhân sự một cách hiệu quả; do độ phức tạp không cao. Tuy nhiên, khi đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp lớn; việc này có thể gặp phải nhiều thách thức hơn do nhiều yếu tố như số lượng lớn người sử dụng hệ thống cùng một lúc, vấn đề lỗi server, và sự tồn tại của nhiều quy trình thủ công không thể tự động hóa được.
>>> Có thể bạn muốn xem
2. Tính bảo mật về các thông tin nhạy cảm
bảo mật của các thông tin nhân viên. Dữ liệu về lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm và thông tin cá nhân là những vấn đề rất nhạy cảm trong quản lý nhân sự. Nếu thông tin này bị rò rỉ; có thể gây ra nhiều hậu quả và rắc rối không đáng có trong môi trường làm việc.
Để đối phó với các rủi ro này; các phần mềm nhân sự phải đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt. Các tiêu chuẩn này bao gồm CMMI-DEV 3, Tiêu chuẩn ISO 9001, Tiêu chuẩn ISO 27001 và nhiều tiêu chuẩn khác. Đánh giá độ an toàn và bảo mật của phần mềm nhân sự là quan trọng; và doanh nghiệp nên giao cho bộ phận IT để kiểm tra và đánh giá. Điều này giúp đảm bảo tính xác thực của thông tin và khả năng đáp ứng thực tế của phần mềm.
3. Giải quyết được các bài toán khó về ca kíp, chấm công linh hoạt
Phần mềm nhân sự có thể giúp quản lý và tối ưu hóa việc xếp lịch làm việc và chấm công một cách linh hoạt hơn. Tuy nhiên, việc giải quyết được các bài toán khó về ca kíp đòi hỏi sự linh hoạt và tinh tế trong việc thiết kế và cấu hình phần mềm; cũng như kinh nghiệm quản lý dự án của đội ngũ triển khai phần mềm.
Với một doanh nghiệp có hơn 50 ca kíp, và các ca linh hoạt thay đổi theo tuần, tháng, bao gồm cả ca gãy, chấm công linh động tại các chi nhánh, việc xếp ca và quản lý ca bằng cách thủ công một cách chính xác và không chồng chéo đã là một thách thức lớn. Đưa ca kíp phức tạp với con số lên đến 100 ca hoặc hơn vào hệ thống đòi hỏi người triển khai phải có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn trong việc tối ưu hóa hệ thống. Phần mềm cũng cần phải linh hoạt và thông minh để có thể giải quyết được bài toán phức tạp này.
4. Trải nghiệm của nhân viên đối với doanh nghiệp
Phần mềm nhân sự cần phải tạo ra một trải nghiệm tích cực cho nhân viên từ quy trình tuyển dụng đến quản lý thời gian làm việc và các phúc lợi nhân viên. Điều này đòi hỏi sự tinh chỉnh và cải thiện liên tục từ phía doanh nghiệp.
Thế giới đã chứng kiến một bước tiến lớn khi công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI) xuất hiện; và việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không còn xa lạ với nhân viên ngày nay. Tuy nhiên, để duy trì một trải nghiệm hạnh phúc và gắn kết với doanh nghiệp; việc sử dụng phần mềm cần phải trơn tru, ít phát sinh lỗi và có tốc độ xử lý nhanh chóng. Nếu không, việc trải nghiệm sẽ mang lại tác dụng ngược và gây bức xúc cho người sử dụng.
5. Quản lý hiệu quả công việc chứ không phải giám sát nhân viên
Phần mềm nhân sự có thể cung cấp thông tin và công cụ cho nhà quản lý để hiểu rõ hơn về hoạt động của nhân viên. Tuy nhiên phần mềm chú trọng vào quản lý hiệu quả công việc như check-in, check out bằng máy chấm công, GPS, Wifi, Face ID; đánh giá kết quả công việc, khảo sát, quản lý các khóa đào tạo… Đảm bảo nhân viên vẫn có sự thoải mái và các công cụ online để chủ động quản lý bản thân cũng như công việc để cải thiện hiệu quả hơn mọi lúc mọi nơi.
Điều này yêu cầu nhà cung cấp phần mềm phải tích hợp nhiều phiên bản trên các nền tảng khác nhau như Laptop, Ipad, điện thoại…để toàn thể nhân viên đều có thể sử dụng và quản lý.
>>> Có thể bạn muốn xem
- Cách quản lý nhân sự hiệu quả dành cho nhà lãnh đạo
- Các chỉ số nhân sự quan trọng nhà quản lý cần biết
6. Giảm tải cho bộ phận nhân sự
Bước đầu tiên để giảm tải cho bộ phận nhân sự là tự động hóa toàn bộ quy trình; chuyển các công việc thủ công lên hệ thống nhân sự. Bước tiếp theo là theo dõi, kiểm thử và điều chỉnh cho phù hợp với quy trình hiện tại. Bước thứ ba là đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên đều có thể sử dụng phần mềm với các chức năng như chấm công, tính lương, đăng ký ca, đăng ký nghỉ phép, tham gia khảo sát, và đào tạo, ngay trên các thiết bị của họ. Lúc đó, bộ phận nhân sự gần như chỉ cần điều phối và giải quyết các lỗi phát sinh nếu có.
Tuy nhiên, việc triển khai và sử dụng phần mềm cũng có thể tạo ra những gánh nặng mới cho bộ phận này nếu không được thực hiện đúng cách. Quá trình triển khai kéo dài hoặc phần mềm có nhiều lỗi cũng như không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp sẽ khiến bộ phận nhân sự phải đối mặt với việc gia tăng công việc và tốn kém chi phí. Nếu phần mềm không hoạt động hiệu quả, gặp lỗi và không chính xác so với thực tế; nhân sự sẽ phải thực hiện công việc song song, kết hợp cả công việc thủ công; dẫn đến tăng gấp đôi công việc và thời gian. Đây là một vấn đề lớn trong quản lý nhân sự.
Tóm lại, phần mềm nhân sự có thể là một công cụ hữu ích trong quản lý nhân sự; nhưng để giải quyết được những thách thức lớn, cần phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng trong việc lựa chọn, triển khai và tối ưu hóa sử dụng. Đồng thời, việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và linh hoạt cũng là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo hiệu quả của phần mềm nhân sự trong doanh nghiệp.
GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ HRIS
Với sự phát triển của công nghệ; HRIS không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý thông tin nhân sự mà còn trở thành một phần quan trọng của chiến lược quản lý nhân sự của các doanh nghiệp. Bằng cách kết hợp các tính năng tự động hóa, bảo mật thông tin và phân tích dữ liệu; HRIS giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và cung cấp những thông tin quan trọng để hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn đầu ngành như Coteccons, An Cường, Đức Việt Foods, Andros Asia, PPJ, TMI, Nhật Việt Trans, Tân Á Đại Thành, Điện Quang…
- HRIS cung cấp một cơ sở dữ liệu toàn diện để lưu trữ thông tin về nhân viên; bao gồm thông tin cá nhân, hồ sơ công việc, kỹ năng, và lịch làm việc…
- HRIS giúp tự động hóa nhiều quy trình như tuyển dụng, chấm công, và quản lý thời gian làm việc, giúp tiết kiệm 90% thời gian và công sức cho nhân viên và nhà quản lý.
- HRIS đảm bảo tính bảo mật của các thông tin nhân viên thông qua các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt, ngăn chặn việc rò rỉ thông tin và bảo vệ dữ liệu.
- HRIS cung cấp công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp đánh giá hiệu suất nhân viên; dự báo nhu cầu nhân sự, và tối ưu hóa chiến lược quản lý nhân sự. Với kho báo cáo hơn 300 mẫu linh hoạt chỉnh sửa theo yêu cầu
- Phiên bản trên Mobile và Web ổn định; đầy đủ chức năng dành cho toàn thể nhân viên sử dụng tại bất cứ đâu; kể cả các doanh nghiệp lớn với >10,000 nhân sự
Phần mềm nhân sự HRIS đảm bảo đáp ứng những tiêu chí khó nhằn nhất cũng như thấu hiểu những khó khăn và thắc mắc của doanh nghiệp. Chúng tôi sẵn sàng demo trực tiếp để chứng minh tính đáp ứng và luôn minh bạch trong từng dự án. Hãy liên hệ với Hotline 028 7777 9979 để được đội ngũ tư vấn chăm sóc và nhận demo chi tiết nhất.
