Nếu là nhân sự, chắc hẳn bạn đã nghe và biết về các phần mềm HRM. Cùng HRIS tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm HRM nhé!
1. Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM (Human Resource Management Software) là một loại phần mềm được thiết kế và phát triển để hỗ trợ quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Phần mềm HRM cung cấp các công cụ và chức năng để tăng cường hiệu suất và hiệu quả của quá trình quản lý nhân sự.
Ngoài ra, phần mềm HRM còn nhiều tên gọi khác như: phần mềm HCM (Human Capital Management), phần mềm HRIS (Human Resource Information System), hoặc phần mềm HRMS (Human Resource Management System).
2. Phần mềm HRM có những loại nào
Phần mềm HRM được chia thành nhiều loại; tùy the mục đích và yêu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp. Nhìn chung phần mềm HRM được chia thành các loại sau
- Phần mềm HRM doanh nghiệp lớn: Đây là các phần mềm được thiết kế để phục vụ cho doanh nghiệp lớn, có quy mô nhân sự lớn hoặc quy mô toàn cầu. Chúng thường có các tính năng phức tạp và khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự phức tạp của các tổ chức lớn.
- Phần mềm HRM doanh nghiệp vừa và nhỏ: Đây là các phần mềm dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng thường có tính năng và quy trình quản lý nhân sự căn bản để hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương và các hoạt động quản lý nhân sự khác cho các doanh nghiệp nhỏ hơn.
- Phần mềm HRM dành cho ngành công nghiệp cụ thể: Có một số phần mềm HRM được phát triển để phục vụ cho ngành công nghiệp cụ thể, chẳng hạn như ngành y tế, tài chính, bán lẻ, sản xuất,… Các phần mềm này thường có tính năng và quy trình được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của ngành công nghiệp đó.
- Phần mềm HRM địa phương hoặc quốc gia: Có những phần mềm HRM được thiết kế và tùy chỉnh cho quy trình quản lý nhân sự và các quy định lao động đặc thù của một quốc gia hoặc khu vực cụ thể.
- Phần mềm HRM tập trung vào tính năng cụ thể: Một cách phân loại khác có thể là tập trung vào các tính năng cụ thể của phần mềm HRM, chẳng hạn như phần mềm tập trung vào quản lý tuyển dụng, phần mềm quản lý hiệu suất, phần mềm quản lý lương, phần mềm quản lý thời gian,…
3. Các tính năng phổ biến của phần mềm HRM
Một số tính năng chính của phần mềm HRM bao gồm:
- Quản lý thông tin nhân viên: Lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, hồ sơ, kỹ năng, kinh nghiệm và lịch sử làm việc của nhân viên.
- Tuyển dụng và lựa chọn: Hỗ trợ quá trình tuyển dụng và lựa chọn ứng viên, bao gồm đăng tin tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn và gửi thông báo.
- Đào tạo và phát triển: Quản lý chương trình đào tạo, ghi nhận quá trình học tập và phát triển của nhân viên, và theo dõi hiệu quả của chương trình đào tạo.
- Quản lý hiệu suất: Hỗ trợ quá trình đánh giá hiệu suất, thiết lập mục tiêu, phản hồi và theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên.
- Quản lý lương và phúc lợi: Tính toán và quản lý lương, tiền lương, các khoản trợ cấp và chế độ phúc lợi khác của nhân viên.
- Quản lý thời gian và chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, chấm công và quản lý các hồ sơ liên quan đến nghỉ phép, ngày nghỉ và công tác ngoài giờ.
- Quản lý hợp đồng và quan hệ lao động: Theo dõi và quản lý các hợp đồng lao động, thỏa thuận lao động và các văn bản pháp lý khác liên quan đến quan hệ lao động, ký kết hợp đồng điện tử
4. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm HRM phù hợp
Đánh giá nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp:
Đầu tiên, hãy xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự. Xác định các tính năng và chức năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của tổ chức; bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, quản lý lương… Doanh nghiệp đang tập trung hoặc quan tâm sâu sắc đến chức năng nào.
Xem xét mức độ tài chính của doanh nghiệp; đảm bảo rằng giá trị và chi phí của phần mềm HRM là hợp lý và phù hợp với ngân sách của bạn.
Tính linh hoạt và tùy chỉnh:
Xem xét tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh của phần mềm HRM. Có thể doanh nghiệp có các quy trình và yêu cầu riêng hoặc muốn thay đổi chi tiết các chức năng như các trường báo cáo, gán ca hoặc thay đổi công thức lương, thuế. Do đó, phần mềm cần cho phép tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
Độ bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật:
Đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm HRM có uy tín và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy. Họ nên có một dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả để giúp bạn giải quyết các vấn đề hoặc sự cố xảy ra.
Những trường hợp như để lộ lương thưởng, phúc lợi hay thông tin cá nhân là những điều tối kỵ với phần mềm HRM. Hãy đảm bảo nhà cung cấp chứng minh được hệ thống bảo mật của họ có thể ngăn chặn sự truy cập trái phép; kể cả là nhân viên CNTT của công ty.
Khả năng tích hợp và tương thích:
Kiểm tra khả năng tích hợp của phần mềm HRM với các hệ thống khác đã được sử dụng trong tổ chức; chẳng hạn như hệ thống quản lý tài chính hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), SAP, Oracle…. Điều này giúp tăng cường tính liên kết và chia sẻ dữ liệu giữa các phần mềm và giảm thiểu việc nhập dữ liệu trùng lặp.
Đánh giá và thử nghiệm:
Trước khi quyết định mua phần mềm HRM; hãy yêu cầu phiên bản dùng thử hoặc tham gia vào các buổi demo trực tiếp hoặc phiên hỏi đáp để đánh giá chất lượng và khả năng đáp ứng của phần mềm.
Bằng cách xem xét các yếu tố trên và thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng; bạn có thể lựa chọn phần mềm HRM phù hợp nhất cho tổ chức của mình.
HRIS – Top phần mềm HRM được đánh giá tốt nhất hiện nay
Với đội ngũ dự án chuyên nghiệp và nhiều năm kinh nghiệm; phần mềm HRIS của EMSC được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng và đánh giá cao. Một số ưu điểm chính của phần mềm HRIS:
- Đối tác triển khai cho nhiều tập đoàn đầu ngành có số lượng nhân sự lớn (Gỗ An Cường: 5000nv, Tân Á Đại Thành: 10,000nv, dệt may Phong Phú: 20,000nv, dệt may TMI: 10,000nv, hải sản Hải Nam: 5000nv…)
- Chức năng chấm công – tính lương trơn tru cho hơn 20,000 nhân viên cùng lúc
- HRIS cung cấp toàn diện chức năng quản lý từ lúc nhân viên ứng tuyển đến khi họ nghỉ việc rời khỏi công ty: Tuyển dụng – Hợp đồng – Chấm công – Tính lương – Đánh giá – Đào tạo – Khảo sát – Quản lý tài sản
- App HRIS trên điện thoại hiện là một trong những app nhân sự được tải về và đánh giá cao nhất hiện nay
- Hệ thống hoàn toàn linh động và bàn giao cho khách hàng tùy ý sử dụng cũng như tự thay đổi nếu có nhu cầu
- Phần mềm HRM HRIS thiết kế theo nhu cầu và đặc thù ngành nghề của từng doanh nghiệp, đảm bảo tính phù hợp và đáp ứng tiêu chí “khó nhằn” của khách hàng.
- Hơn 300 báo cáo, thống kê đủ các chức năng nhân sự, các dashboard sinh động, dễ dàng phân tích và so sánh, lọc trường dữ liệu theo mục đích của cấp quản lý.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm HRM trên thị trường; việc lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp và đảm bảo tính đáp ứng đối với việc vận hành thực tế; nhân sự nên đăng ký nhận demo hoặc các phiên bản dùng thử để việc lựa chọn được chính xác nhất.
Để được tư vấn và nhận demo chi tiết từ đội ngũ HRIS; khách hàng vui lòng liên hệ qua số Hotline 028 7777 9979 hoặc để lại thông tin tại đây.
