Nếu là nhân sự, chắc hẳn bạn đã nghe và biết về các phần mềm HRM. Cùng HRIS tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm HRM nhé!
1. Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM (Human Resource Management Software) là một loại phần mềm được thiết kế và phát triển để hỗ trợ quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Phần mềm HRM cung cấp các công cụ và chức năng để tăng cường hiệu suất và hiệu quả của quá trình quản lý nhân sự.
Ngoài ra, phần mềm HRM còn nhiều tên gọi khác như: phần mềm HCM (Human Capital Management), phần mềm HRIS (Human Resource Information System), hoặc phần mềm HRMS (Human Resource Management System).
>>> Có thể bạn muốn xem
Review chi tiết Top 5 phần mềm quản lý nhân sự lớn tại Việt Nam
2. Phần mềm HRM có những loại nào
Phần mềm HRM được chia thành nhiều loại; tùy theo mục đích và yêu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp. Nhìn chung phần mềm HRM được chia thành các loại sau
- Phần mềm HRM doanh nghiệp lớn: Đây là các phần mềm được thiết kế để phục vụ cho doanh nghiệp lớn, có quy mô nhân sự lớn hoặc quy mô toàn cầu. Chúng thường có các tính năng phức tạp và khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự phức tạp của các tổ chức lớn.
- Phần mềm HRM doanh nghiệp vừa và nhỏ: Đây là các phần mềm dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng thường có tính năng và quy trình quản lý nhân sự căn bản để hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương và các hoạt động quản lý nhân sự khác cho các doanh nghiệp nhỏ hơn.
- Phần mềm HRM dành cho ngành công nghiệp cụ thể: Có một số phần mềm HRM được phát triển để phục vụ cho ngành công nghiệp cụ thể, chẳng hạn như ngành y tế, tài chính, bán lẻ, sản xuất,… Các phần mềm này thường có tính năng và quy trình được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của ngành công nghiệp đó.
- Phần mềm HRM địa phương hoặc quốc gia: Có những phần mềm HRM được thiết kế và tùy chỉnh cho quy trình quản lý nhân sự và các quy định lao động đặc thù của một quốc gia hoặc khu vực cụ thể.
- Phần mềm HRM tập trung vào tính năng cụ thể: Một cách phân loại khác có thể là tập trung vào các tính năng cụ thể của phần mềm HRM, chẳng hạn như phần mềm tập trung vào quản lý tuyển dụng, phần mềm quản lý hiệu suất, phần mềm quản lý lương, phần mềm quản lý thời gian,…
Hoặc tùy thuộc vào hình thức triển khai, cách phần mềm vận hành có thể chia làm 3 loại chính:
| Tiêu chí | On-premise | Cloud-based | Open Source |
|---|---|---|---|
| Định nghĩa | Phần mềm được cài đặt trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp. | Phần mềm hoạt động trên nền tảng đám mây, truy cập qua internet. | Phần mềm có mã nguồn mở, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu. |
| Triển khai | Yêu cầu cài đặt trên hệ thống nội bộ. | Cung cấp dưới dạng SaaS (Software as a Service), không cần cài đặt. | Cần cài đặt thủ công và có thể chạy trên máy chủ nội bộ hoặc đám mây. |
| Chi phí | Chi phí đầu tư ban đầu cao (máy chủ, bản quyền, bảo trì). | Thanh toán theo mô hình đăng ký (subscription) hàng tháng/năm. | Miễn phí hoặc chi phí thấp, nhưng có thể phát sinh phí tùy chỉnh. |
| Bảo mật | Bảo mật cao, doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn dữ liệu. | Nhà cung cấp chịu trách nhiệm bảo mật dữ liệu. | Tùy thuộc vào cách triển khai và quản lý hệ thống. |
| Khả năng tùy chỉnh | Cao, nhưng tốn chi phí và thời gian | Hạn chế tùy chỉnh, phụ thuộc vào nhà cung cấp. | Cao, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa mã nguồn theo nhu cầu. |
>>> Có thể bạn muốn xem
- Phần mềm nhân sự tiền lương HRIS – Giải quyết mọi công lương phức tạp
- Review chi tiết Top 5 phần mềm quản lý nhân sự lớn tại Việt Nam
- Top 10 phần mềm nhân sự phổ biến tại Việt Nam
3. Các tính năng phổ biến của phần mềm HRM
Phần mềm quản lý nhân sự HRM là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình nhân sự; từ tuyển dụng, đào tạo đến quản lý hiệu suất và chế độ đãi ngộ. Dưới đây là những tính năng quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
Quản lý thông tin nhân viên
Phần mềm HRM giúp lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin cá nhân của nhân viên; bao gồm hồ sơ cá nhân, trình độ học vấn, kỹ năng, chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc. Doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử công tác, thăng tiến, thay đổi chức vụ cũng như các đánh giá liên quan. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp danh bạ nội bộ; giúp dễ dàng tìm kiếm và liên hệ với nhân viên khi cần thiết.
Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên
Tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng khác nhau; đồng thời quản lý và sàng lọc hồ sơ ứng viên một cách tự động. Nhà tuyển dụng có thể lên lịch phỏng vấn; gửi thông báo đến ứng viên và đánh giá năng lực dựa trên các tiêu chí đặt trước. Nhờ đó, quy trình tuyển dụng trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
Đào tạo và phát triển nhân viên
Phần mềm cho phép doanh nghiệp xây dựng và quản lý các chương trình đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài. Hệ thống ghi nhận quá trình học tập của nhân viên; đánh giá hiệu quả sau đào tạo và đề xuất các khóa học phù hợp với lộ trình phát triển cá nhân. Ngoài ra, tích hợp e-learning giúp nhân viên có thể học tập linh hoạt hơn; không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
Quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên
HRM hỗ trợ thiết lập mục tiêu cá nhân, nhóm và liên kết với chiến lược chung của doanh nghiệp. Hệ thống cho phép đánh giá hiệu suất theo định kỳ; thu thập phản hồi từ nhiều nguồn (360 độ) và cung cấp báo cáo chi tiết về kết quả làm việc của nhân viên. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định khen thưởng, điều chỉnh hoặc hỗ trợ nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc.
Quản lý lương thưởng và chế độ phúc lợi
Phần mềm tự động tính toán tiền lương, thưởng, khấu trừ thuế, bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác dựa trên chính sách doanh nghiệp. Nhân viên có thể nhận phiếu lương điện tử trực tiếp qua hệ thống; giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính bảo mật. Ngoài ra, phần mềm cũng theo dõi và cập nhật các chính sách phúc lợi như bảo hiểm y tế, phụ cấp, thưởng lễ Tết và các chế độ đãi ngộ khác.
Quản lý thời gian và chấm công
HRM giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác giờ làm việc, ca làm, tăng ca, nghỉ phép và công tác của nhân viên. Hệ thống có thể tích hợp với các thiết bị chấm công như vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt hoặc ứng dụng di động. Nhờ đó, dữ liệu chấm công được đồng bộ, hỗ trợ tính lương chính xác và giảm thiểu sai sót.
Quản lý hợp đồng và quan hệ lao động
Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi và lưu trữ toàn bộ hợp đồng lao động; từ ký kết, gia hạn đến chấm dứt hợp đồng. Hệ thống hỗ trợ ký hợp đồng điện tử, quản lý hợp đồng thử việc, chính thức và các phụ lục liên quan. Ngoài ra, HRM còn giúp theo dõi các vấn đề về quan hệ lao động như tranh chấp, kỷ luật hoặc khiếu nại; đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Với những tính năng trên, phần mềm HRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả mà còn nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên; tối ưu hóa quy trình vận hành và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
4. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm HRM phù hợp
Đánh giá nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp:
Đầu tiên, hãy xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự. Xác định các tính năng và chức năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của tổ chức; bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, quản lý lương… Doanh nghiệp đang tập trung hoặc quan tâm sâu sắc đến chức năng nào.
Xem xét mức độ tài chính của doanh nghiệp; đảm bảo rằng giá trị và chi phí của phần mềm HRM là hợp lý và phù hợp với ngân sách của bạn.
Tính linh hoạt và tùy chỉnh:
Xem xét tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh của phần mềm HRM. Có thể doanh nghiệp có các quy trình và yêu cầu riêng hoặc muốn thay đổi chi tiết các chức năng như các trường báo cáo; gán ca hoặc thay đổi công thức lương, thuế. Do đó, phần mềm cần cho phép tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
Độ bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật:
Đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm HRM có uy tín và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy. Họ nên có một dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả để giúp bạn giải quyết các vấn đề hoặc sự cố xảy ra.
Những trường hợp như để lộ lương thưởng, phúc lợi hay thông tin cá nhân là những điều tối kỵ với phần mềm HRM. Hãy đảm bảo nhà cung cấp chứng minh được hệ thống bảo mật của họ có thể ngăn chặn sự truy cập trái phép; kể cả là nhân viên CNTT của công ty.
Khả năng tích hợp và tương thích:
Kiểm tra khả năng tích hợp của phần mềm HRM với các hệ thống khác đã được sử dụng trong tổ chức; chẳng hạn như hệ thống quản lý tài chính hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), SAP, Oracle…. Điều này giúp tăng cường tính liên kết và chia sẻ dữ liệu giữa các phần mềm và giảm thiểu việc nhập dữ liệu trùng lặp.
Đánh giá và thử nghiệm:
Trước khi quyết định mua phần mềm HRM; hãy yêu cầu phiên bản dùng thử hoặc tham gia vào các buổi demo trực tiếp hoặc phiên hỏi đáp để đánh giá chất lượng và khả năng đáp ứng của phần mềm.
Bằng cách xem xét các yếu tố trên và thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng; bạn có thể lựa chọn phần mềm HRM phù hợp nhất cho tổ chức của mình.
HRIS – Top phần mềm HRM được đánh giá tốt nhất hiện nay
Với đội ngũ dự án chuyên nghiệp và nhiều năm kinh nghiệm; phần mềm HRIS của EMSC được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng và đánh giá cao. Một số ưu điểm chính của phần mềm HRIS:
- Đối tác triển khai cho nhiều tập đoàn đầu ngành có số lượng nhân sự lớn (Gỗ An Cường: 5000nv, Tân Á Đại Thành: 10,000nv, dệt may Phong Phú: 20,000nv, dệt may TMI: 10,000nv, hải sản Hải Nam: 5000nv…)
- Chức năng chấm công – tính lương trơn tru cho hơn 20,000 nhân viên cùng lúc
- HRIS cung cấp toàn diện chức năng quản lý từ lúc nhân viên ứng tuyển đến khi họ nghỉ việc rời khỏi công ty: Tuyển dụng – Hợp đồng – Chấm công – Tính lương – Đánh giá – Đào tạo – Khảo sát – Quản lý tài sản
- App HRIS trên điện thoại hiện là một trong những app nhân sự được tải về và đánh giá cao nhất hiện nay
- Hệ thống hoàn toàn linh động và bàn giao cho khách hàng tùy ý sử dụng cũng như tự thay đổi nếu có nhu cầu
- Phần mềm HRM HRIS thiết kế theo nhu cầu và đặc thù ngành nghề của từng doanh nghiệp, đảm bảo tính phù hợp và đáp ứng tiêu chí “khó nhằn” của khách hàng.
- Hơn 300 báo cáo, thống kê đủ các chức năng nhân sự, các dashboard sinh động, dễ dàng phân tích và so sánh, lọc trường dữ liệu theo mục đích của cấp quản lý.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm HRM trên thị trường; việc lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp và đảm bảo tính đáp ứng đối với việc vận hành thực tế; nhân sự nên đăng ký nhận demo hoặc các phiên bản dùng thử để việc lựa chọn được chính xác nhất.
Để được tư vấn và nhận demo chi tiết từ đội ngũ HRIS; khách hàng vui lòng liên hệ qua số Hotline 028 7777 9979 hoặc để lại thông tin tại đây.
